利用項目管理軟件輔助項目管理已成為項目經(jīng)理的共識。如何盡快上手，在項目有限的生命周期內(nèi)充分發(fā)揮管理效果?這是每個項目和每個工程公司老板都需要解決的問題。以下是關(guān)于項目和企業(yè)如何使用項目管理軟件的討論。

　　1.項目

　　在項目中應用項目管理軟件系統(tǒng)首先要解決兩個問題:一是自主開發(fā)還是引進，然后進行二次開發(fā)?二是項目管理的核心是什么?

　　通過長期的實踐，在項目啟動后找到開發(fā)人員開發(fā)項目管理系統(tǒng)，在過去十年的實踐中得到證實是不可行的。原因是開發(fā)任何軟件系統(tǒng)都需要很長時間，從需求分析到編程，再到調(diào)試、修改、試運行，可能需要2年左右，而很多項目的總工期只有3~5年。

　　對于項目管理的核心問題，有人說是進度管理，有人說是成本管理，有人說是合同管理，這取決于項目的不同情況。核心確定后，項目管理系統(tǒng)應圍繞核心構(gòu)建。首先確定核心軟件，然后開始開發(fā)和引入周軟件系統(tǒng)。切要把整個項目管理軟件系統(tǒng)搞得很大，很全，重點不突出，核心數(shù)據(jù)湮沒在整個項目信息的海洋中。

　　構(gòu)建項目管理軟件，首先要在招標階段選擇核心軟件，在招標文件和未來合同文件中規(guī)定使用相同的軟件;其次，項目開工前，要組織各方相關(guān)人員進行培訓，進行統(tǒng)一的WBS編碼、工作編碼、資源編碼，同時制定項目管理軟件的實施辦法;最后，項目開工后，定期收集項目進展情況，通過一定的獎懲措施，促使各單位嚴格按照計劃組織生產(chǎn)，及時準確地反饋數(shù)據(jù)，確保整個項目處于控制之中。

　　2.作為一家工程公司，利用項目管理軟件進行項目管理，可以提高項目管理水平，增強計劃的可執(zhí)行性，改善資源的有效配置，加強成本管理，提高企業(yè)的競爭力。企業(yè)在配置項目管理軟件時，可以考慮在不同層次選擇不同層次的軟件，但每個層次使用的軟件產(chǎn)生的數(shù)據(jù)應該是通用的。通?？傂幸患壟渲镁W(wǎng)絡版軟件，有助于多人使用和數(shù)據(jù)共享;分行或大型項目總承包可根據(jù)情況配備單機版或網(wǎng)絡版高端項目管理軟件;分包項目或中小項目可考慮使用單機版高端項目管理軟件或低端項目管理軟件;施工隊或作業(yè)隊使用郵局軟件或網(wǎng)站訪問或更新項目數(shù)據(jù)。

　　企業(yè)在使用項目管理軟件時，可以先整理企業(yè)的歷史數(shù)據(jù)，包括招標文件、合同文件、項目月報、定額庫等。，逐步形成企業(yè)統(tǒng)一的編碼庫、價格庫和材料庫，制定企業(yè)項目計算機管理實施細則。本細則應包括組織形式、項目編碼、標準工作包、各種報表格式、檢測和跟蹤方法等。