合同是交易活動秩序的體現(xiàn)，在物資交換的過程中具有重要意義。隨著市場誠信的逐步缺失，合同在履行過程中也遇到了各種問題，必須加強對合同的管理。工程物資采購合同往往涉及到的很大的金錢，對于企業(yè)具有相當大影響。所以，加強對工程物資采購合同的管理工作，是企業(yè)的重要工作。

　　一、工程物資采購合同管理

　　1、簽約管理

　　建筑工程項目管理軟件對采購合同進行分類，并且嚴格審核重要合同。一般來講，采購合同涉及的款項超過50萬元就算是重大合同，這些合同對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營具有重大的影響，在合同的定額管理中，應(yīng)當嚴格審核，確認合同的條款內(nèi)容，防止雙方發(fā)生權(quán)益糾紛。審核的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

　　一是對合同當事人的資格進行審核，應(yīng)由當事人出具各種證明，以證明其有資格代表企業(yè)簽訂合同;

　　二是對工程采購合同中的物品的種類、質(zhì)量和數(shù)量進行審核，要求物品具有詳細的信息銘牌，計量必須使用國家設(shè)定有計量標準的數(shù)量單位，質(zhì)量應(yīng)當以國家標準或者行業(yè)標準為主;

　　三是對物品交貨方式條款的審核，一般來講，交貨風險都是由賣家承擔;

　　四是違約責任的審核，工程物資采購合同中都規(guī)定有對方違反合同規(guī)定的處罰方式，應(yīng)當注意的是，處罰方式應(yīng)當具體;

　　五是價款的支付審核，對價款的如何有效地約定，會直接關(guān)系到合同是否會順利履行;

　　六是合同爭議的解決辦法。

　　2、履約管理

　　對于工程物資采購合同，其合同履行流程中包括兩個非常重要的環(huán)節(jié)：一是貨物驗收，買方應(yīng)當仔細檢查物品是否存在質(zhì)量或者數(shù)量上的誤差;二是價款支付復(fù)序，財務(wù)部門應(yīng)當根據(jù)合同規(guī)定的內(nèi)容支付貨款，并且辦理相關(guān)的手續(xù)。如果在合同履行的過程中出現(xiàn)問題，其中一方不能夠正常履行合同的時候，可以尋求法律的援助。

　　3、結(jié)果管理

　　首先，應(yīng)當妥善的保存合同的原件，這是合同履行過程的必要條件，也是索賠的最直接證據(jù)。而且，合同中一般還會包含一些企業(yè)不愿意公開的商業(yè)機密，所以對于工程物資采購合同，應(yīng)當配備專門的保管人員并分類保管。

　　其次，合同管理部門應(yīng)該定期對經(jīng)辦部門簽訂的合同登記臺賬并分類統(tǒng)計，準確掌握合同業(yè)務(wù)量的基本信息，分析相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)從而針對性地開展履行監(jiān)督和檢查工作，及時總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗，提高合同管理水平。

　　二、加強工程物資采購合同管理的措施

　　1、制定完善的合同管理計劃

　　在合同管理計劃中，應(yīng)當包括供應(yīng)商的機構(gòu)代碼、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記情況等詳細資料、合同簽訂的背景信息、物資供應(yīng)戰(zhàn)略等。

　　(1)制定合同進度表，以便工程物資采購方能夠及時發(fā)現(xiàn)各種偏差并采取糾正措施。在進度表中應(yīng)當包括對各種作業(yè)活動(合同實施過程中必須要進行的具體工作或一系列的相關(guān)工作)的描述和檢查點的確定。

　　(2)合同預(yù)算，使用合理的成本實現(xiàn)采購目標，有效的控制采購成本也是采購人員的責任，所以制定合同預(yù)算也是必要步驟。相關(guān)部門應(yīng)當對合同預(yù)算進行嚴格的審批，確保應(yīng)急費用、工時預(yù)算等內(nèi)容的完善與合理。

　　(3)合同質(zhì)量計劃，這也是質(zhì)量管理中的一部分。當需要采購的物品具有一定的風險，例如技術(shù)改進或者新供應(yīng)商的時候，都需要制定出一個合同質(zhì)量計劃。

　　2、制定詳細的風險登記表，有效預(yù)防風險

　　風險評估也是合同管理中的重要工作之一。合同風險主要包括市場風險、供應(yīng)商本身的風險和合同履行的風險。其具體分為：

　　(1)進度風險：主要是對合同進度表進行評估，一般導(dǎo)致進度出現(xiàn)問題的原因包括：采購的商品與供應(yīng)商描述的不符合;物資質(zhì)量存在問題;采購方與供應(yīng)商缺乏溝通;其中一方的必要投入的延遲;供應(yīng)商的資源供應(yīng)不足;裝載運輸問題。

　　(2)成本風險：主要是對合同預(yù)算進行評估，導(dǎo)致成本風險出現(xiàn)的原因有：市場變化，使供應(yīng)商的成本增加;采購的商品與供應(yīng)商描述的不符合;通貨膨脹。

　　(3)質(zhì)量風險：主要是對質(zhì)量計劃進行評估。導(dǎo)致質(zhì)量風險出現(xiàn)的原因有：采購的商品與供應(yīng)商描述的不符合;檢查和測試的裝置不合適;工程物資在運輸過程中出現(xiàn)損壞。

　　(4)商業(yè)風險和其他風險：造成這些風險發(fā)生的原因包括：缺乏商業(yè)上的警覺;供應(yīng)商發(fā)生財務(wù)問題;采購方發(fā)生財務(wù)問題;供應(yīng)商的所有權(quán)的改變或其關(guān)鍵人事變動;在采購方的工廠里安裝或調(diào)試設(shè)備發(fā)生問題時，供應(yīng)商方面缺乏響應(yīng);其他不可抗力。

　　3、實行監(jiān)督與績效管理

　　工程物資采購合同屬于重要合同，所欲花費時間和經(jīng)理對其進行考核是必要的。評估每個合同實施關(guān)鍵三要素(時間成本質(zhì)量)的重要也就是應(yīng)該著重于投入、過程和結(jié)果這三個方面。

　　日常中，單對結(jié)果進行考核是遠遠不夠的，還必須對過程進行考核，例如在對合同后期考核某一物品是否交付已經(jīng)沒有什么用處，就算發(fā)現(xiàn)問題也已經(jīng)晚了。所以對工程物資采購合同管理應(yīng)當實行過程考核，保證所有的物資都能夠在規(guī)定的時間內(nèi)到位，確保工程質(zhì)量。

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