當(dāng)很多公司分析并發(fā)現(xiàn)維持現(xiàn)有工程管理軟件正常運行的真實成本時，他們感到非常驚訝。這聽起來可能很奇怪，因為中小型公司通常密切關(guān)注支出，并將其作為日常管理職責(zé)的一部分。然而，區(qū)分與工程管理軟件相關(guān)的直接和間接成本并不總是那么容易。

　　您的各種服務(wù)提供商(如硬件服務(wù)、咨詢或網(wǎng)絡(luò))的服務(wù)和支持將繼續(xù)產(chǎn)生費用，除了向軟件供應(yīng)商和硬件供應(yīng)商支付月費和年費。如果您發(fā)現(xiàn)(或懷疑)可能需要更新或增強(qiáng)功能來解決上述現(xiàn)有或預(yù)期問題，請確保包括更新成本。

　　還要考慮軟件管理部門運營產(chǎn)生的直接成本，包括工資、福利、空間、公用事業(yè)和用品。試著直接支持你的工程管理軟件分離。請記住，在你升級實施新系統(tǒng)之后，至少會保留一些成本，尤其是當(dāng)你用另一個內(nèi)部部署系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的內(nèi)部部署系統(tǒng)時?；谠频能浖欠?wù)(SaaS)不同的成本結(jié)構(gòu)，但你仍然需要一個比較點來做出合理的決定，是繼續(xù)使用現(xiàn)有的系統(tǒng)，開始工程管理軟件升級，還是追求傳統(tǒng)的系統(tǒng)更換。

　　在國內(nèi)產(chǎn)品中，金石工程管理軟件的價格也是性價比最高的產(chǎn)品之一，支持私有部署、定制開發(fā)、SaaS等購買方案。

　　白碼數(shù)字化團(tuán)隊不僅提供工程管理軟件操作文檔，還協(xié)助企業(yè)建設(shè)，并進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，確保工程管理軟件能夠正常使用，達(dá)到預(yù)期效果。服務(wù)團(tuán)隊會迅速響應(yīng)企業(yè)遇到的問題，并提出解決方案，這也是白碼工程管理軟件被用戶認(rèn)可的主要原因。

　　新系統(tǒng)的費用是多少?

　　你擔(dān)心更換新的工程管理軟件的潛在成本嗎?這是可以理解的。新的工程管理軟件可能是公司在特定年份對非生產(chǎn)設(shè)備的巨大支出之一。但是，與目前維護(hù)系統(tǒng)所花費的金額相比，大多數(shù)公司發(fā)現(xiàn)成本是完全合理合理的。記得考慮一段時間內(nèi)的生命周期成本-總成本，比如五到七年。在查看購買和實施替換系統(tǒng)的成本時，請注意硬件和軟件許可成本只是公式的一部分。您還應(yīng)該在評估中包括以下內(nèi)容:

　　條形碼掃描儀、遠(yuǎn)程輸入站、移動設(shè)備及客戶端軟件及其支持等網(wǎng)絡(luò)及外圍設(shè)備。

　　根據(jù)新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)輸入，以及對歷史記錄的存檔和訪問。

　　包括備份或故障轉(zhuǎn)移系統(tǒng)、數(shù)據(jù)恢復(fù)資源、冗余連接和通信在內(nèi)的災(zāi)難準(zhǔn)備。

　　教育和培訓(xùn)工程管理軟件實施團(tuán)隊和未來所有用戶。(這個很重要。別在這里吝嗇。)

　　開發(fā)新的工作流程和文檔。

　　實施援助。主要系統(tǒng)供應(yīng)商的服務(wù)包可能包含一定程度的幫助，但對于列出的部分或所有項目，您可能希望從供應(yīng)商、外部顧問、您的會計師事務(wù)所或他人那里獲得更多的額外幫助。

　　在實施過程中，以加班的形式給員工帶來額外的負(fù)擔(dān)，雇傭臨時工幫助他們完成日常工作，這樣他們就可以有時間從事實施工作，或者獎金和其他激勵措施來保持員工的積極性。

　　請注意，基于云的SaaS系統(tǒng)的成本結(jié)構(gòu)與傳統(tǒng)的采購、實施和內(nèi)部部署方式有很大不同。使用SaaS時，硬件的初始成本很小或沒有，因為它本質(zhì)上是一種訂閱情況。然而，SaaS合同通常包含大量的維護(hù)和支持成本，因此您的內(nèi)部信息技術(shù)持續(xù)成本將大大降低。大多數(shù)公司發(fā)現(xiàn)，在五到七年內(nèi)，SaaS的總成本可能低于購買和內(nèi)部支持的總成本。

　　當(dāng)你權(quán)衡是保留現(xiàn)有系統(tǒng)還是尋找替代系統(tǒng)時，請考慮權(quán)衡。使用新的工程管理軟件解決方案，您將獲得現(xiàn)代用戶界面、額外的功能和功能，并增強(qiáng)您的競爭優(yōu)勢。如果你保留舊系統(tǒng)，它將限制你保持敏捷性、生產(chǎn)力和競爭力的能力。雖然你的主要目的不是節(jié)約成本，但現(xiàn)代工程管理軟件的成功案例表明，遷移到新系統(tǒng)的好處通常比升級的成本更低。

　　你怎樣在財務(wù)上證明新工程管理軟件的合理性?

　　大多數(shù)企業(yè)在做出這一規(guī)模的決定時，都需要投資回報。(ROI)通過聲明分析成本效益。成本很簡單，如上所述，預(yù)期成本會加起來。在收入方面，IT成本很可能會直接節(jié)省，但列出主要收入需要公司想象系統(tǒng)將如何改變工作場所，實現(xiàn)更高的性能、更高的生產(chǎn)力和更好的客戶服務(wù)。

　　改進(jìn)性能:很多工程管理軟件項目可以期望提高效率(直接減少勞動力)，節(jié)約成本(包括但不限于庫存)，這是正確的，因為工程管理軟件實施在很多成功項目中都是巨大的回報和收益。但是請注意，這個系統(tǒng)只存在于你的公司，并不會創(chuàng)造這些好處。這樣，系統(tǒng)就可以組織、分析和呈現(xiàn)數(shù)據(jù)，讓管理者更好地利用人員，做出更好的決策，這將帶來巨大的利潤。當(dāng)你為用戶培訓(xùn)和改進(jìn)程序的實施制定預(yù)算時，請記住這一點。

　　更好的客戶服務(wù):這些好處不是那么直接，而是更有價值。理論上，你可以通過更好地服務(wù)客戶來增加銷售額和利潤，增加市場份額，甚至增加利潤，因為良好的客戶服務(wù)可以在不增加產(chǎn)品本身成本的情況下為客戶增加價值。在某些情況下，客戶服務(wù)的改進(jìn)已經(jīng)成為一種生存需求，因為當(dāng)新客戶或優(yōu)秀客戶期待電子訂購或增強(qiáng)電子報告功能時，你的工程管理軟件需要提供。

　　工作場所的變化:今天的系統(tǒng)是為了快速輕松地訪問信息而設(shè)計的，可用性(UX或用戶體驗是當(dāng)前流行語)。由于每個用戶的工作和工作流程都是獨一無二的，今天的系統(tǒng)可以為每個用戶提供最高效、最舒適的工作屏幕和流程，通過高度定制。為了獲得這個收入，我們應(yīng)該考慮避免成本，而不是降低成本。這種提高的效率將有助于現(xiàn)有員工在不招聘新員工的情況下做更多的事情，處理更多的業(yè)務(wù)?；跍p少員工數(shù)量，可以證明該系統(tǒng)的合理性——

　　工程管理軟件選擇只是一個開始。

　　在遵循評估工程管理軟件的提示時，請記住，更換剩余系統(tǒng)并不是一個簡單或快速的過程——但它值得投資，因為如果選擇和執(zhí)行得當(dāng)，它可以帶來可觀的利潤。

　　在這個過程中，大多數(shù)公司最關(guān)心的一個問題是“選擇和實施遺留系統(tǒng)更換需要多長時間?”這個問題沒有單一的答案——這取決于組織的規(guī)模和復(fù)雜性。一兩個系統(tǒng)(舊的和新的)是否基于云，公司和實施團(tuán)隊的動態(tài)，管理承諾水平對項目的影響，用戶社區(qū)之間的合作或阻力...只有幾個變量。有些實現(xiàn)可以在幾個月內(nèi)完成;其他人需要一年或更長時間。當(dāng)你在實施計劃的早期階段制定項目計劃時，有經(jīng)驗的實施合作伙伴可以幫助你。

　　我們不必告訴你，更換公司的戰(zhàn)略信息管理骨干必然會造成損害。這不能完全避免，但通過精心規(guī)劃和管理的實施，可以中斷，最大限度地減少。